Préparation au séjour

Pendant vos préparatifs de voyage, il est important de rédiger les procurations nécessaires. Ces documents autorisent une personne de CONFIANCE à gérer vos affaires personnelles au Canada pendant votre absence.

La personne pourra notamment gérer vos finances. Veuillez noter que plusieurs institutions exigeront une procuration personnalisée à leur service et que vous devrez remplir le formulaire requis. Ex. Banque ou caisse, Registrariat.

Planifier son budget représente souvent un casse-tête, c’est pourquoi il est recommandé de l’établir avant le départ. Voici quelques trucs sachant que vous n’avez sans doute pas un budget illimité :

• Informez-vous sur le taux de change.
• Faites des recherches exhaustives sur le coût de la vie de votre pays, voire de votre ville d’accueil (consultez Internet http://www.numbeo.com/cost-of-living/, des anciens participants, le site web de l’université étrangère, etc.).
• Divisez votre budget en trois catégories :
  • Dépenses prédépart (assurances, billet d’avion, frais de scolarité, vaccins, visa, taxes de départ, etc.)
  • Dépenses à l’étranger (logement, nourriture, transport, voyages, coussin de sécurité, etc.)
  • Dépenses au retour au Québec (premier loyer, première épicerie, etc.)

Utilisez la grille budgétaire créée par la Maison internationale pour calculer votre budget!

Quoi faire avec son argent lorsque vous quittez la province? Quelle est la manière la plus sûre de se procurer des devises étrangères?

La règle d’or : diversifier vos modes de paiement. Vous pourrez donc partir l’esprit tranquille si vous avez des devises du pays d’accueil, une carte de crédit, une carte de guichet et des chèques de voyage.

• Devises étrangères

Avant votre départ, procurez-vous une petite quantité de devises du pays d’accueil dans les banques ou les bureaux de change. Si cela se révèle impossible, optez pour des devises américaines. Cet argent vous permettra de payer les taxes d’aéroport, s’il y a lieu, et vous aidera dans vos premiers déplacements.

• Carte de crédit

À chacune de vos transactions avec votre carte de crédit, vous contractez une dette. Il est donc souhaitable de trouver le meilleur moyen pour réduire vos frais d’utilisation et d’intérêts. Pour ce faire, vous pouvez demander un numéro d’identification personnel (NIP) sur votre carte de crédit.

Un petit truc en deux étapes pour diminuer les frais d’utilisation :

1) Déposez préalablement un montant d’argent sur votre carte de crédit.
2) Retirez ce montant dans un guichet automatique.

Informez-vous directement auprès de votre compagnie de crédit pour plus de renseignements, notamment en ce qui a trait aux montants remboursés en cas de vol ou de perte de la carte.

• Carte de guichet automatique (débit)

Dans la plupart des pays, votre carte de guichet fonctionnera aisément grâce au service Plus ou Cirrus. Notez que d’importants frais administratifs peuvent être facturés à chacune de vos transactions. Il est donc conseillé d’en faire usage avec parcimonie. Il est possible et souhaitable de demander à son institution bancaire d’obtenir une deuxième copie de sa carte de guichet. Ainsi, en cas de perte, de vol ou de détérioration de votre carte (démagnétisation, par exemple), vous aurez toujours accès à votre argent.

• Chèques de voyage

Ils représentent un moyen pratique et sécuritaire d’obtenir des fonds à l’étranger. Les chèques de voyage sont offerts dans la plupart des établissements financiers et vous devez les acheter avant votre départ.

Ce mode de paiement est utile pour dépanner et pour les premières dépenses du voyage. Il est important de conserver les numéros de vos chèques de voyage dans un lieu différent des chèques et de laisser ces numéros à une personne de confiance au Québec. En cas de perte ou de vol, vos chèques seront remplacés. Informez-vous auprès de l’institution financière à l’achat des chèques pour les modalités de remplacement.

• Ouverture d'un compte bancaire

Vous serez sans doute tenté d’ouvrir un compte bancaire à l’étranger, ce qui vous facilitera la vie lors de la location d’un appartement ou de l’installation d’une ligne téléphonique, par exemple. Prenez en considération, entre autres :

• les frais d’ouverture et de fermeture du dossier
• les frais administratifs mensuels
• l’offre de crédit
• les possibilités d’ouvrir un compte pour une courte période de temps (moins d’un an)
• les conditions pour obtenir une carte de débit ou crédit

Il est conseillé de visiter plusieurs banques pour connaître les taux et
les conditions qui peuvent se révéler très différentes d’une succursale à l’autre.

Déclaration de revenus (impôts fédéral et provincial)

Si vous êtes à l'étranger à la période des déclarations de revenus, assurez-vous de déterminer la personne qui complétera votre déclaration. Il vous faudra également vous assurer que les documents relatifs à votre déclaration seront envoyés à une adresse valide : pensez à prévenir votre employeur et l'université de votre changement d'adresse. Un séjour à l'étranger ne vous dispense malheureusement pas de cette tâche.

Sachez que la bourse de mobilité doit faire partie de votre déclaration de revenus. Vous devriez d'ailleurs recevoir un relevé relatif à l'obtention de cette bourse à l'adresse au domicile indiquée dans votre centre étudiant. 

Résidences universitaires

Il s’agit souvent de l’option la moins coûteuse. Les résidences universitaires permettent de rencontrer beaucoup d’étudiants en provenance des quatre coins de la planète et d’avoir une vie sociale bien active. Des activités et des services (laveuses, sécheuses, salle de télévision, accès Internet, etc.) sont souvent offerts.

Malheureusement, ce ne sont pas toutes les universités qui disposent de ce type de logement. Il faudra alors songer à une autre option.

Renseignez-vous bien sur la localisation des résidences; elles peuvent être situées loin du centre-ville ou de votre pavillon d’études. Vérifiez également l’accessibilité en transport en commun.

Dans certains pays comme l’Espagne, il peut curieusement s’avérer plus coûteux d’habiter en résidences que de louer une chambre chez l’habitant ou de vivre en colocation. Cela s’explique par le fait que certaines résidences offrent plusieurs services (cafétéria, buanderie, salle de télévision, gym, etc.).

Logement en famille d'accueil

Il s’agit d’une option intéressante si vous cherchez une immersion linguistique et que vous désirez vous imprégner rapidement de la culture locale.

Cette option inclut souvent les repas et des veillées familiales chaleureuses. Les règles de la famille peuvent être plus ou moins strictes. Avant de vous engager, évaluez le degré d’intimité que vous réserve la famille d’accueil (salle de bain, accès à la cuisine, entrée séparée, clés, etc.).

Certaines universités mettent à votre disposition des répertoires de familles d’accueil. Il existe aussi des agences de placement en famille, mais assurez-vous du sérieux et de la qualité de l’agence choisie avant de payer une caution.

Il est important de savoir que cette option peut parfois se révéler plus chère qu'un autre type de logement.

Colocation

La vie en colocation rime souvent avec une vie sociale épanouie et prévient de l'isolement initial d'un séjour à l’étranger. La colocation avec au moins une personne du pays est un bon choix pour assurer un progrès linguistique ou pour plonger dans la culture du pays d'accueil.

Il faut savoir que la colocation nécessite parfois des ajustements : partage déséquilibré des tâches ménagères, bruit, visite des amis des colocataires, etc. Toutes les personnalités ne sont pas compatibles avec ce genre de vie.

Certaines universités disposent d’un service de logement hors campus où vous pouvez consulter des offres de colocation. Lisez aussi les journaux locaux, visitez des sites web spécialisés et profitez du bouche à oreille.

Appartement, studio ou chambre

Cette option est particulièrement intéressante pour les étudiants qui partent en couple ou avec des amis. Cependant, c'est aussi généralement assez coûteux et la vie en appartement ou en chambre ne favorise pas toujours les contacts sociaux.

La recherche d’un appartement ou d’une chambre est identique à la recherche d’une colocation. Certaines universités disposent d’un service de logement hors campus où vous pouvez consulter des offres d’appartements ou de chambres à louer. Consultez aussi les journaux locaux et des sites web spécialisés et usez du bouche à oreille.

Signature d'un bail

La signature d’un bail à l’étranger impose certainement des règles différentes de celles que l’on connaît au Québec. Prenez-en connaissance avant de signer tout document. Les gens de votre pays d’accueil pourront certainement vous éclairer sur le sujet. Voici quelques aspects utiles à considérer :

• Avez-vous bien comparé les avantages de ce logement à ceux des autres que vous avez visités?
• Avez-vous bien vérifié les services inclus dans le prix du loyer?
• Avez-vous fait une visite approfondie des lieux pour bien noter les imperfections sur le bail, de manière à ce que le propriétaire ne vous en rende pas responsable lorsque vous quitterez?
• Pouvez-vous vous permettre le prix du loyer demandé?
• Si vous déposez une caution, quelles sont les modalités pour la récupérer et que représente-t-elle (1, 2, 3 mois de loyer) ?

• Si vous devez quitter votre appartement plus tôt que prévu, dans quels délais devez-vous en informer le propriétaire ? Si ce délai est respecté, quelle portion de la caution pouvez-vous récupérer (dans certains pays c’est 100 %, d’autres 50 %)?
• Que se passe-t-il dans le cas d’un bris de matériel? Qui est responsable d’en assurer les frais?
• Avez-vous le droit d’héberger des gens et si oui pendant combien de temps? Cela engendre-t-il des coûts supplémentaires?
• Avez-vous le droit d’acheter des meubles supplémentaires (si vous louez un appartement meublé)?

Quelques démarches à suivre avant de signer un bail :

• Il est recommandé de signer un contrat pour vous protéger des conflits possibles avec le propriétaire et/ou les colocataires.
• Vérifiez le nombre de paiements que vous devez effectuer lors de la signature du contrat et les modalités par rapport au paiement mensuel (date et montant du paiement, chèque ou argent comptant, est-il exigé que vous payiez d’avance les trois premiers mois de loyer et est-ce normal, etc.).
• N'oubliez pas de bien lire toutes les clauses du contrat (surtout celles écrites en tout petits caractères, ce sont souvent les plus importantes!) et de discuter avec le propriétaire de ce qu'elles impliquent.

Recherche de logement

Souhaitez-vous trouver un logement avant votre départ?

• Pensez à discuter avec des étudiants ou des professeurs qui ont une bonne connaissance de la ville et de votre université d’accueil pour éviter d’être déçu de l’emplacement de votre éventuel logement.
• Sachez que si vous louez votre logement avant votre départ, il sera difficile d’obtenir une garantie de sa salubrité et de savoir à distance s’il vous conviendra : emplacement géographique, aménagement de l’appartement (décoration, lumière, voisins, etc.). De plus, il est fréquemment demandé de verser une caution à partir du Canada.
• Assurez-vous de bien connaître les modalités de réservation d’une chambre en résidence universitaire et de respecter les délais prescrits.
• Consultez les évaluations du séjour à l’étranger des anciens participants qui se trouvent au centre de documentation de la Maison internationale.
• Demandez des conseils directement aux anciens participants qui ont déjà habité votre pays d'accueil (la Maison internationale a leurs coordonnées qu’elle peut mettre à votre disposition).

Avez-vous l’intention de chercher un logement sur place?

• N’oubliez pas de réserver une chambre dans un hôtel ou dans une auberge de jeunesse pour les premières nuits.
• Prévoyez de rester une, deux ou trois semaines dans un logement provisoire avant de trouver une chambre ou un appartement.
• Pensez qu’il faudra consacrer, dès votre arrivée, du temps et une bonne dose d’énergie pour la recherche de logement.

Voici quelques autres pistes à explorer :

• Demandez des conseils à l'ambassade ou au consulat de votre pays d'accueil.
• Consultez les journaux en ligne de votre future ville d'accueil.
• Visitez les divers forums sur Internet, dont celui de Lonely Planet.
• Informez-vous des coutumes de votre pays : dans certains endroits, les logements sont affichés dans les petits commerces; dans d'autres, le bouche à oreille peut faire des miracles, etc.
• Vérifiez s'il existe des associations canadiennes ou québécoises dans votre ville d'accueil. Peut-être pourront-ils vous diriger vers de bonnes pistes de logement.

Coordonnées et documents à apporter à l'étranger

• un passeport valide jusqu’à six mois après la date de votre retour
• deux photocopies de votre passeport et de votre visa*
• des photos supplémentaires de type passeport
• l’original et une copie de la lettre d’acceptation de l’université d’accueil
• un double de la demande de participation au programme d’échanges d’étudiants (en particulier le contrat d'études préliminaires)
• la correspondance échangée avec l’université d’accueil
• les coordonnées d’un proche à rejoindre en cas d’urgence*
• l’original et une photocopie de votre carte d’assurance maladie du Québec
• l’original et une photocopie de la preuve d’assurance complémentaire*
• l’original et une photocopie de la preuve de « protection sociale » pour les pays concernés (France, Belgique, Danemark, Finlande, Grèce, Luxembourg, Portugal, Norvège, Suède)
• une photocopie de votre carnet de vaccination
• les numéros de vos chèques de voyage
• une photocopie de votre titre de transport
• une copie certifiée conforme de votre certificat de naissance
• une carte de guichet automatique supplémentaire
• les numéros de téléphone de votre compagnie aérienne
• les coordonnées de la Maison internationale et de votre département, faculté ou école de l'UdeM
• les coordonnées de l'ambassade ou du consulat canadien le plus proche de votre ville d'accueil*
• les numéros de téléphone gratuits des institutions financières avec lesquelles vous avez des cartes de débit ou de crédit, en cas de perte ou de vol (Master Card / Visa)
• les coordonnées des Affaires étrangères Canada à Ottawa (en cas d'urgence à l'étranger, vous pouvez appeler à frais virés le Centre des opérations d'urgence des Affaires étrangères Canada au 613 996-8885 – service 24 heures sur 24, 7 jours par semaine)*
• la carte téléphonique d'urgence de la Maison internationale, 514-343-7111

* Coordonnées et documents à garder toujours sur vous à l’étranger

6 mois et plus avant mon départ

La culture du pays d'accueil

• M'informer sur mon pays d'accueil, tant au niveau culturel, scolaire, administratif, que de la santé, de la sécurité, etc.
• Analyser mon niveau de langue : est-il assez élevé? Dois-je prendre des cours de perfectionnement?
• Me questionner sur mon futur logement : quel type me convient le mieux? Quand et comment dois-je commencer mes démarches? Est-ce que je peux réserver un logement temporaire?
• Réservation d'un logement temporaire.

4 mois avant mon départ

Le côté pratique

• Penser aux détails pratiques de mon séjour : billets d'avion, visa d'études, assurance, travail à l'étranger, passeport, vaccins, etc.
• Contacter l'ambassade ou le consulat de mon pays d'accueil pour connaître le type de visa requis et les modalités pour l'obtenir.
• Faire un budget : comment vais-je y arriver? Utilisez notre grille budgétaire!

3 mois avant mon départ

La santé

• Consulter un médecin, un dentiste, un optométriste et un gynécologue.
• Aller à la Clinique santé-voyage et m'informer de la vaccination nécessaire.
• Acheter des médicaments personnels et obtenir le renouvellement de mes prescriptions.
• Faire le point sur mes objectifs de participation au programme d'échanges.
• Faire une réflexion sur mon état de santé, tant physique que psychologique.
• Contacter la RAMQ pour les aviser de mon départ.

2 mois avant mon départ

L'argent

• Penser à mon budget : comment vais-je gérer mon argent à l'étranger? Dois-je me procurer une nouvelle carte de crédit ou de débit? Comment faire mettre des NIP sur mes cartes? Est-ce que j'ai besoin de devises étrangères?
• Demander de l'aide financière aux études.
• Faire une procuration pour désigner une personne qui s'occupera de l'aspect financier durant mon séjour.
• Réserver un logement temporaire dans mon pays d'accueil.

1 mois avant mon départ

La vie scolaire

• Régler mes dossiers à l'Université de Montréal (bourse de mobilité (s'il y a lieu), fiche d'identification personnelle, bureau du Registraire).
• Vérifier mon inscription en programme d'échanges d'étudiants sur le centre étudiant.
• Noter les coordonnées du responsable des échanges de mon unité académique.
• Laisser une photocopie des documents importants à quelqu'un au Québec.
• Acheter un guide de voyage et mes cartes ISIC et Hostelling international.
• M'informer sur la culture et l'actualité de mon pays d'accueil.

1 semaine avant mon départ

Les derniers préparatifs

• Préparer mes bagages pour vérifier qu'ils ne pèsent pas plus que le poids permis.
• Faire les derniers achats essentiels.
• Vérifier les avertissements de sécurité émis par les Affaires étrangères du Canada pour mon pays d'accueil.
• M'inscrire au registre des Canadiens à l'étranger des Affaires étrangères du Canada.
• Passer du temps avec mes proches.

Dès mon arrivée

• M'inscrire au registre des étrangers de mon pays d'accueil.
• Contacter le bureau international de mon établissement d'accueil et assister aux séances d'orientation.
• Prendre connaissance des numéros d'urgence et identifier l'hôpital le plus près de mon lieu de résidence.
• M'inscrire à mon université d'accueil et faire valider mon contrat d'études final par le responsable des échanges de mon unité académique de l'UdeM.

1 mois après mon arrivée à l'étranger

• Date limite pour effectuer une modification d'inscription (voir onglet Choix de cours à l'établissement d'accueil).
• Payer mes droits de scolarité à l'UdeM.
• Produire ma déclaration de revenus (si nécessaire).
• Envoyer ma preuve d'inscription à la Maison internationale.
• Régler les démarches administratives relatives à un visa d'étudiant.
  

Au début de la deuxième session

• Envoyer ma preuve d'inscription à la Maison internationale.
• Faire valider mon contrat d'études final pour ma seconde session par le responsable des échanges de mon unité académique de l'UdeM.
• Date limite pour effectuer une modification d'inscription (un mois après le début des cours).

Quelques semaines avant la fin de mes cours et examens

• Prendre un arrangement avec mon université d'accueil concernant mon relevé de notes.
• Recueillir des documents pour la Maison internationale qui pourraient être utiles pour les futurs participants.
• Remplir le formulaire d'évaluation de la Maison internationale.
• Payer les frais en attente (retard à la bibliothèque, accès au centre sportif, etc.) à mon université d'accueil.

• Prendre le temps de revenir et de faire le point sur l'expérience que j'ai vécue.
• Aller voir mon département pour faire la demande de mes équivalences de cours.
• M'impliquer comme bénévole à la Maison internationale et participer au concours de photographie.