Étapes à suivre

Voici le parcours proposé pour se préparer à réaliser un programmes d'échanges d'étudiants.

 

PROGRAMMES D'ÉCHANGES : PARCOURS PROPOSÉ


ADMISSIBILITÉ ET CHOIX D'ÉTABLISSEMENT

 

Assistez à une rencontre d’information obligatoire

Pour effectuer un programme d’échanges d’étudiants, il est obligatoire d’assister à une rencontre d’information. Vous avez deux options:

  • si une rencontre d'information réservée à votre département est prévue, vous devez y assister;
  • si aucune rencontre dans votre département n'est à l'horaire, vous devrez assister à l'une des rencontres d'informations générales.

Surveillez le calendrier pour connaître les dates. Les séances ont lieu de septembre à janvier.

Respecter les exigences

Assurez-vous de respecter les conditions de participation générales ainsi que les exigences particulières de votre département, lorsque cela s'applique

Faire le choix de votre établissement d'accueil

1- Assurez-vous de bien comprendre la différence entre les 5 types de programmes d'échanges.

2- Consulter le répertoire des ententes pour connaître les destinations possibles.

  

Échange aux États-Unis via le programme du NSE:

***Vous devez prendre rendez-vous avec un conseiller***

Pour info :

- Descriptif du programme;

- Liste des destinations ouvertes aux étudiants de l'UdeM;

- Établissements fréquentés par les anciens participants.

-Lien vers le site du NSE : www.nse.org

 

3- Consultez la liste des établissements fréquentés par les anciens participants, selon leur discipline d'études (dernière mise à jour en novembre 2018).

4- Assurez-vous qu’il y a une offre de cours suffisante dans votre discipline d’études à l’université choisie.

5- Assurez-vous de maîtriser la langue d’enseignement:

 

Pour vous aider:

6- Comparez le coût de la vie entre deux villes grâce à numbeo ou à Expatistan tout en connaissant le taux de change en vigueur.

7- Consultez différents classements internationaux :

8- Joignez-vous au groupe Facebook L'étudiant migrateur et posez vos questions à toute la communauté.

Pendant la session, vous pourrez y suivre nos correspondants au Japon, en Chine, en Italie, en France, en Suisse et au Mexique.

Ou encore, utilisez le # du pays qui vous intéresse (ex. #italie) pour trouver des publications passées s'y référant.

9- Consultez les évaluations de séjours des anciens participants sur les fiches d'établissements de notre répertoire des ententes (lorsque disponible) ou en personne à la Maison internationale.

10- Discutez avec le responsable des échanges de votre programme d'études afin d'obtenir des conseils sur le meilleur établissement dans votre discipline d'études.

11- Passez à la Maison internationale pour rencontrer un conseiller si vous avez des questions spécifiques par rapport à votre destination.

 

Validez votre choix avec la Maison internationale

Confirmez votre choix d'établissement en remplissant ce formulaire. Une fois complété, vous recevrez un accusé de réception.



PRÉPARATION ET DÉPÔT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Préparez votre contrat d'études

Consultez la capsule d'information à cet effet.

Pour le National Student Exchange (États-Unis):

Un contrat d'études pour chacun de vos choix d'établissement est requis.

Validez votre contrat d'études auprès du responsable des échanges de votre programme d'études

Validez votre contrat d'études auprès du responsable des échanges de votre programme d'études. Prenez un rendez-vous et arrivez avec le maximum d'information sur les cours à l'étranger.

Pour le National Student Exchange (États-Unis):

Faites approuver un contrat d'études pour chaque établissement choisi.

 

Préparez votre dossier de candidature

Préparez votre dossier de candidature

Respectez la date de dépôt

Respectez la date de dépôt



ANALYSE DU DOSSIER DE CANDIDATURE

 

Pour un départ à l’automne

Il y a quatre étapes importantes :

 

Attention: les procédures peuvent s’échelonner de mars à août. Vous devez avoir accès à vos courriels durant toute la période estivale pour ne pas manquer une échéance importante qui pourrait compromettre votre programme d’échanges. Il faudra notamment garder un œil sur votre adresse courriel @umontreal.ca.


1- L’UdeM analyse les dossiers sur l’ensemble des points suivants :

      • moyenne cumulative du programme dans lequel vous réaliserez l’échange;
      • lettre de motivation (voir les consignes); 
      • maîtrise de la langue d'enseignement pour les cours suivis dans une autre langue que le français (ceci ne s'applique pas si vous allez suivre des cours de langue à l'étranger);
      • présentation du dossier (respect des consignes et aspect soigné).

Dans certains cas, si l’analyse des dossiers s’avère insuffisante pour sélectionner les candidats, des entrevues auront lieu.

2 - La Maison internationale vous confirme si votre candidature est retenue au plus tard à la fin du mois de mars. À candidature égale, les dossiers complets seront privilégiés.


3- a) Si votre dossier est sélectionné par l’UdeM, la plupart d’entre vous auront des démarches  supplémentaires à compléter pour répondre aux exigences de l’établissement d’accueil. Un conseiller communiquera avec vous par courriel pour vous donner des indications (par exemple fournir d’autres documents, procéder à une application en ligne, etc.).

**Pour cette étape, les dossiers sont traités par ordre des dates limites de nos partenaires. Certains étudiants recevront donc des instructions aussi tôt qu’en mars alors que d’autres les recevront en mai ou juin.

 

3-b) Si votre dossier n’est pas sélectionné par l’UdeM, un conseiller communiquera avec vous par courriel pour discuter de vos options.

4- Lorsque votre dossier est complet, il est envoyé au partenaire par l’UdeM ou par vous-même (par une plateforme en ligne) selon les modalités établies par l’établissement d’accueil.


Pour le National Student Exchange (États-Unis):

Un conseiller de la Maison internationale se rendra aux États-Unis pour assurer votre admission dans l’un des trois établissements que vous aurez sélectionnés. Suite à cette rencontre, vous devrez obligatoirement remplir un Placement Acceptance Form avant la fin mars.

 

Pour un départ à l’hiver

Il y a quatre étapes importantes :


Attention: les procédures peuvent s’échelonner de mars à décembre. Vous devez avoir accès à vos courriels durant toute cette période pour ne pas manquer une échéance importante qui pourrait compromettre votre programme d’échanges. Il faudra garder un œil sur votre adresse courriel @umontreal.ca.



1- L’UdeM analyse les dossiers sur l’ensemble des points suivants :

      • moyenne cumulative du programme dans lequel vous réaliserez l’échange;
      • lettre de motivation (voir les consignes); 
      • maîtrise de la langue d'enseignement pour les cours suivis dans une autre langue que le français (ceci ne s'applique pas si vous allez suivre des cours de langue à l'étranger);
      • présentation du dossier (respect des consignes et aspect soigné).

Dans certains cas, si l’analyse des dossiers s’avère insuffisante pour sélectionner les candidats, des entrevues auront lieu.

2 - La Maison internationale vous confirme si votre candidature est retenue au plus tard à la fin du mois de mars. À candidature égale, les dossiers complets seront privilégiés.


3- a) Si votre dossier est sélectionné par l’UdeM, la plupart d’entre vous auront des démarches supplémentaires à compléter pour répondre aux exigences de l’établissement d’accueil. Un conseiller communiquera avec vous par courriel pour vous donner des indications (par exemple fournir d’autres documents, procéder à une application en ligne, etc.).

 

 

 

 

 

 

**Pour cette étape, les dossiers sont traités par ordre des dates limites de nos partenaires. Certains étudiants recevront donc des instructions aussi tôt qu’en août alors que d’autres les recevront en décembre

3- b) Si votre dossier n’est pas sélectionné par l’UdeM, un conseiller communiquera avec vous par courriel pour discuter de vos options.

4- Lorsque votre dossier est complet, il est envoyé au partenaire par l’UdeM ou par vous-même (par une plateforme en ligne) selon les modalités établies par l’établissement d’accueil.


Pour le National Student Exchange (États-Unis):

Un conseiller de la Maison internationale se rendra aux États-Unis pour assurer votre admission dans l’un des trois établissements que vous aurez sélectionnés. Suite à cette rencontre, vous devrez obligatoirement remplir un Placement Acceptance Form avant la fin mars.

 



DÉMARCHES IMPORTANTES AVANT LE DÉPART

 

Formation prédépart obligatoire

Une  fois votre dossier déposé, vous serez convoqué pour suivre une formation prédépart obligatoire. Cette rencontre permet d’aborder les ÉTAPES IMPORTANTES menant à la réalisation de votre séjour et vous donne l’occasion de rencontrer vos pairs qui préparent le même projet que vous.

DATES DES FORMATIONS PRÉDÉPART:

Échange à l'automne 2019: samedi le 30 mars, de 9h à 15h.

Échange à l'hiver 2020: samedi le 5 octobre, de 9h à 15h.

La présence étant obligatoire, il est important que tout étudiant s'organise pour être disponible à la date le concernant.

Lettre d'acceptation officielle de l’établissement d’accueil

Une fois votre dossier complété et envoyé à l’étranger, l’établissement d’accueil procédera à l’analyse de celui-ci. Le taux d’acceptation est élevé, bien qu’à chaque année, quelques étudiants voient leur dossier refusé.

À titre indicatif, les réponses d’acceptation de l’établissement d’accueil varient selon la session, le pays, l’établissement.

Pour un départ prévu à l’automne, vous pouvez espérer recevoir une réponse entre les mois de mai et juillet.

Pour un départ prévu à l’hiver, vous pourriez recevoir votre réponse aussi tard qu’en octobre ou novembre.

Organisation du séjour

Veuillez vous référer à la section Organisation du séjour.



ÉTUDIER ET VIVRE À L’ÉTRANGER

 

Choix de cours final

Une fois arrivé à l’étranger, vous devrez procéder à votre choix de cours final. Vous devez remplir le contrat d’études final et le faire approuver par le responsable des échanges de votre programme d’études à l’UdeM. Toute modification au nombre de crédits à suivre à l’étranger doit être communiquée à la Maison internationale dans les 30 jours suivant le début des cours hors Québec.

Infolettres et groupe L’étudiant migrateur

La Maison internationale vous enverra des infolettres à des moments clés de votre séjour à l’étranger. Il est essentiel de les lire puisqu’elles contiennent des informations et rappels importants liés à l’échange. .  

De plus, si ce n’est déjà fait, nous vous invitons à vous joindre au groupe Facebook L’étudiant migrateur pour échanger avec d’autres étudiants qui participent ou ont participé à un programme d’échanges. Vous pourrez ainsi adresser vos questions à cette vaste communauté qui saura certainement vous éclairer.



AU RETOUR

 

Reconnaissance des équivalences

De retour au Québec, vous être entièrement responsables de faire reconnaître en équivalence les cours effectués à l’étranger et disposez d'un délai de 6 mois pour le faire après la date de fin de session officielle de votre établissement d'accueil. Dans la plupart des cas, la Maison internationale recevra le relevé de notes officiel de l’établissement étranger et vous informera par courriel dès sa réception.

Par la suite, vous devrez  présenter votre relevé de notes officiel à votre département de l’UdeM pour la demande d’équivalences. Au 1er cycle, les cours réussis selon les barèmes de l'institution d'accueil à l'étranger et approuvés sur le contrat d’études seront reconnus en équivalences. Aux cycles supérieurs, les cours approuvés sur le contrat d’études seront reconnus en équivalences s’ils correspondent aux exigences du Règlement des études supérieures et postdoctorales de l’UdeM.

Si vous omettez de compléter cette démarche dans un délai raisonnable (environ six mois après la fin de votre session hors Québec), vous courez le risque de ne pas  obtenir les crédits pour les cours suivis à l’étranger.

Évaluation de séjour

Votre expérience à l’international a été mémorable ? Elle pourrait certainement orienter le choix de destination d’un futur participant. Prenez donc le temps de remplir l’évaluation de séjour qui est un formulaire obligatoire à remettre au retour du programme d’échanges.

Bien revenir

Le retour au Québec peut s’avérer ardu suite à un séjour prolongé à l’étranger. La Maison internationale organise diverses activités au retour pour faire le point sur l’échange. Nous vous invitons également à vous impliquer dans de nombreuses activités en tant qu’ancien participant afin de partager votre expérience, une belle façon de revenir en douceur.